就業規則の整備・労務課題解決

【未払い賃金の発生、残業計算の誤り】

1日8時間、週40時間を超えて働かせているが、これまできちんと割増賃金の計算が出来ていなかった。以前から問題とは思っているが、今後どう対応したら良いものか･･･

• 会社の業務や勤務実態を踏まえ、適した勤務形態、賃金体系を導入します（ex.変形労働時間制、フレックスタイム制、固定残業代制など）。
• 導入する勤務制度、賃金制度を就業規則に規定化します。
• 時間外労働、休日労働、深夜労働の割増賃金計算方法、残業単価の計算方法などを定義し規定化。適正な賃金計算方法の確認、実行支援します。
• 制度変更の過程で労働条件に不利益変更が含む場合は、丁寧に労使協議や説明会等を重ねながら、しっかりと労働者に理解を得るよう進めます。最終的には各労働者から個別に制度変更の同意書を提出してもらうよう、依頼します。

【始業・終業時刻、勤務形態の整理不足】

正社員やパートなど、実際にはそれぞれ就業時間がバラバラなのに、なぜか現状の就業規則ではざっくりと一律に「9時～18時まで」と規定されてる。どう整理したら良いのか分からない･･･

• 雇用形態別、職種別に始業・終業時刻、休憩時間を正確に整理します。
• 就業規則において、雇用形態別に就業時間に関する定めを明示化します。
• 毎月勤務シフトにより労働時間を決定する職種は、シフト決めの手順を整理し、規定化します。
• 1ヶ月変形労働を適用している場合は、法令の要件を満たすよう、必要事項を就業規則に明記します。（週平均労働時間、シフトパターン別の始業・終業時刻、シフト決定の手順等）
• 1年変形やフレックスタイム制、事業場外みなし労働時間制などを適用している場合は、必要な労使協定の締結、労基署への届出を行います。

【就業規則の適用範囲の整理不足】

複数の雇用形態（正社員、契約社員、パート等）が存在するが、皆同じ就業規則（本則）を適用している。

改めて見ると、パートの実際の労働条件と就業規則の内容には大きな乖離がある（賞与・退職金等）。従業員には見られない、会社の棚の奥の方にしまっているから、このままでも良いかな･･･？

• 就業規則は従業員への周知が民事上の効力を生じさせるためには必要な要件となっているので、従業員に就業規則を見せないというのは、就業規則が無効とされ、あらゆる面でリスクが大きいと言えます。仮に従業員が問題行動を行った場合に、懲戒処分や解雇が必要となっても就業規則が無効なためできません。
• 退職金を払っていないのに退職金支給の定めがあるなどは、紛争に発展しかねないので、早急な修正が必要といえます。
• まずは、会社に存在する雇用形態を棚卸しし、就業規則に明確に定義します。その上で各雇用形態別に労働条件を明確に書き分け、パートにはパートの労働条件を、明確かつ誤解ないよう規定化します。
• ただし、雇用形態によって労働条件を変える場合、同一労働同一賃金（有期・パート労働法第8条）の考え方に抵触しないよう、検討が必要です。

【在宅勤務に適した勤務体系－事業場外みなしの適用】

最近、在宅勤務を適用しているが、会社の事務所で働いているときと違い、労務管理に難しさがある。上司の目が直接届かない中で、効率の高低など、生産性に個人差が目立つようにも感じている。労働時間の管理をどのようにしたら良いだろうか･･･？

• 「事業場外みなし労働時間制（労基法第38条の2）」の適用を検討する。労働時間の全部又は一部を事業場の外（この場合、在宅）で業務を行い、労働時間の算定が困難な場合に、労働時間は所定労働時間働いたものとみなす制度です。
• ただし、その業務遂行のためには、通常所定労働時間を超える事が想定される場合、その想定される時間労働したものとみなします。また、労使協定により定める場合には、当該協定により定めた時間労働したものとみなします。
• 実際の労働時間に関わらずに一定の時間としてみなすため、上司の目が届かない中での業務や、労働時間にプライベートな用事が入り込みやすい在宅勤務に適した制度と言えます。
• ただし、業務の進め方として、携帯電話やメール、チャットなどにより、逐一業務指示を出し、細かく業務進捗を管理する場合などは、在宅勤務であっても「労働時間を算定し難い」状態とは言えず、みなし労働が無効とされるリスクがあるため注意が必要です。
• みなし労働制が有効とされるために、業務遂行の方法や時間配分などを一定程度労働者の裁量に委ねるなど、実質的に「労働時間を算定し難い」状態と言えるよう留意します。
• みなし労働制の適用には、労使協定（一定の場合は不要）および就業規則に規定が必要です。

【職場規律の乱れ】

一部社員が問題行動をよく起こしており、職場規律の乱れが心配だ･･･。職場全体の士気低下、社員の離職続出などあり、顧客からも不安視されている。

何とかしないといけないが、解雇は日本では難しいとも聞いているし、一体どうしたら良いでしょう･･･？

• こうした場合、解雇が難しい程度の案件であれば、まずは解雇まではいかない懲戒処分を行い、問題社員に改善を促すべきと思われます。
• しかし、懲戒処分を行うためには、就業規則において、守るべき勤務ルール（服務規律といいます）や、それらに違反した場合の懲戒処分を行うための根拠規定が必要です。裁判例により、懲戒処分は、就業規則に根拠規定がないと、行えないとされています。
• 服務規律、懲戒規定を具体的に分かりやすく規定したら、社員にしっかりと周知します。その上で、更なる問題行動を起こした社員には、当該規定に基づき懲戒処分を実施する事を検討します。懲戒処分は、軽いもの（譴責、いわゆる始末書の提出など）から重いもの（懲戒解雇）までありますが、いきなり一番重い処分を行うことは、無効とされるリスクを大きくします。
• したがって、基本的に懲戒処分は軽いものから重いものへと段階的に実施する事が望ましいです。そうする事で、労働者に行動を改める機会を与える事になり、結果的にそれでも改善しない場合に、より重い処分下す際の、有効性を高める事にもつながるからです。
• なお、重い懲戒処分を行うときには、処分決定の前には、労働者に弁明の機会を与え、本人の言い分もよく聞くべきです。

【アルバイトの年次有給休暇】

学生アルバイトから有給休暇を取りたいと言われた。アルバイトはもともと、学業や各自の都合を考慮して、働ける日にのみシフトを組んでいる。それなのに、有給休暇は本当に必要なの？

もし必要だとして、有給の日数や金額計算も分からないのだが･･･

• 学生アルバイトも労基法上の労働者には変わりないので、原則として有給休暇の付与が必要です。
• ただし、付与すべき日数は必ずしも正社員と同じである必要はなく、所定労働日数に応じて、正社員よりも比例的に少ない日数を付与すれば足りるとされているため、就業規則に具体的に、所定労働日数と有給付与日数を規定することが必要です。
• 有給休暇1日あたり支払う賃金は、①所定労働時間働いた場合に通常支払われる賃金、②労基法12条の定めによる平均賃金　③健康保険法上の標準報酬日額（労使協定の締結が必要）のいずれかにより算定する必要があり、いずれの方法を用いるか、就業規則に定める事が必要です。
• 1日あたりの所定労働時間がシフトによってまちまちのアルバイトの場合は、②の平均賃金方式が分かりやすく、公平とも考えられますので、適用を検討します。
• 10日以上の有給休暇が付与される労働者に対しては、付与日から1年以内に5日以上の有給休暇を取得させる義務が会社には課されています。個別具体的に各労働者の取得状況を確認しながら、年休消化不足の状況に対して取得を指示する方法もありますが、画一的に労使協定を締結して、「計画的付与」を行う方法もあります。この場合は労使協定および就業規則への規定が必要です。

【在宅勤務の制度化】

働き方改革や新型コロナ対応として、在宅勤務を開始したいが、どのような点に留意して制度設計したら良いか分からない。

• 在宅勤務の目的（パンデミック・災害対応、育児・介護対応、働き方改革など）を整理した上で、目的の達成のためにそのような制度が必要か、よく検討して制度設計します。
• フレックスタイム制や事業場外みなし労働制の適用、通勤手当の日額支給、在宅勤務手当など、いくつか検討すべきポイントがあります。適切かつ効果的な在宅勤務を実現するために、メリットデメリットを良く考えながら制度設計します。