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就業規則作成・労務管理支援・人事制度構築

社会保険労務士法人林事務所


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就業規則の整備・労務課題の解決

就業規則の整備・労務課題解決

貴社の就業規則に隠れた労務リスクを把握出来ていますか?労使間のトラブルが発生する前に、しっかりと労務課題を解決する事が肝要です。

実際に、よくありがちな話なのですが、十分な専門知識を持たないまま、どこかの就業規則のひな形をほぼそのままの形で、簡易に自社用にアレンジしたり、一度はしっかり検討して作成したものの、それ以降メンテナンスせず放置してしまう、という事があります。すると、気付かないうちに重大な労務リスクを抱えてしまう可能性があるので、注意が必要です。

 

例えば、貴社の就業規則が、次のうちひとつでも当てはまる場合は注意が必要です。

□自社の就業規則はどこかのひな形をコピーして、形式的に作成しただけだ(実態とずれがある)
□あえて社員には見せずに、書棚にしまっている
□労働法の改正があっても、それに応じた修正をしていない。そもそも改正法の内容を知らない。
□法律の事は詳しく分からないが、現在の就業規則に漠然とした不安を感じている

 

また、労務管理に関して、例えば次のようなことでお悩みではありませんか?

「勤務ルールが明文化されておらず、場当たり的に労務管理してしまっている・・・」
「給与計算が大雑把で、未払い賃金が生じている。いつか社員から多額な未払残業代を請求されたらどうしよう・・・」
「パートやアルバイトから年次有給休暇について聞かれた。どう対応しよう・・・」

「変形労働時間制を適用したいと思っているが、法律の適用要件が分からない・・・」
「社員がうつ病で休みがちだ。長期欠勤に入ったら、どうしたらよいか分からない・・・」

 

上記は一例ですが、労務管理に関する悩みは本当に多種多様です。日頃なんとなくやり過ごしてしまいがちですが、いざ問題が顕在化すると、やっかいな労使トラブルに発展し、実際に労働審判や労働裁判となる事も決して珍しい事ではありません。

もし裁判になったら、とにかく多くの労力と多額のお金が発生する事は覚悟せねばなりません。だからこそ、問題が発生する前に、きちんと労務管理上の課題を認識し、適切に対応する事が極めて大事です。この事は従業員1人でも雇っていれば、従業員の人数に関わりはありません。

多くの企業様のお話しをお伺いしていると、大なり小なりこうした不安や潜在的リスクを抱えている企業様は多いのです。

従って、自社の労務管理の実情に合致した就業規則を整備し、労務課題をしっかりと解決し、上記のような不安を払拭するべきです。出来上がった就業規則は、事業主も労働者も、互いを心から信頼し合える、強い会社組織の土台となることでしょう。

就業規則の整備は『手段』です。『目的』はあくまで、労務課題を解決にあります!

労使間のトラブルは、労使双方を疲弊させ、職場全体にも悪影響を生じさせ、事業活動の生産性を大幅に低下させる要因となり得ます。従って、こうしたトラブルは未然に防ぐことが何よりも重要です。

そのためには、現状会社が抱えている労務課題やリスクは何かをまずは正確に把握し、それらの一つ一つに適切な対応を図る必要があります。

そして、労務課題を解決しようとすると、多くの場合、就業規則の内容にも影響を及ぼす事になります。その理由は次の通りです。

  • 就業規則を下回る労働契約はその部分において無効とされるため(労働契約法第12条。いわゆる「就業規則の最低基準効」)、課題解決のために新たに決めた労務ルールは、就業規則にも明記しないとその効力を発生しない、という事が起こり得る。
  • 一度決めた労務ルールは労使双方が誠実に守るべきだが、当該ルールを労働契約の一部として、法的に労働者に遵守義務を生じさせるためには、就業規則に定めて、労働者に周知する事が有効(労働契約法第7条、第10条)。

こうしたことから、労務課題を解決する上では、セットものとして、就業規則の改定も必要となるのです。

話は少し変わりますが、「労働者10人未満の会社だから就業規則は不要」と考える使用者の方もいらっしゃいますが、人数にかかわらず、就業規則は必須と考えておいた方が良いと思います。なぜなら、就業規則に定め、周知しておかないと、上述の通り、労働者にそれらのルールを守ってもらう法的根拠が無いためです。

労務管理には、かなりの面で、労働者全員にかかる画一的なルール作りが欠かせませんが、それらを労働者に遵守してもらうためには、法的な観点からも就業規則の作成と周知が必要なのです。

 

■就業規則の作成自体はあくまで『手段』。『目的』は労務課題の解決・改善による、より良い職場環境の実現にあります。

就業規則作成というと、「ひな形で簡単に作成できる」と考える方もいるようです。また、話は変わりますが世の中には、信じられないくらい格安の就業規則を提供している事業者もあり、驚く事があります。

就業規則は基本的にかかる労力と料金は比例しますので、あまりにも安いと感じる就業規則は、恐らく就業規則の完成自体が主目的であり、過程における労務課題の改善、解決を主目的には置いていないのだろうなと感じます。なぜなら、それをしようと思うと、どうしても複数回打ち合わせを重ねる必要が出てきますし、労務リスク分析、解決策の提案、労働法務対応などに多くの時間がかかるものだからです。

また、就業規則の運用のためには、各条文の内容を、依頼者(経営者)にひと通り理解していただく事は極めて重要ですが、そのためには労働基準法をはじめとした基本的な労働法令知識が必須です。よって、就業規則の条文一つ一つのレクチャーも大変重要になります。

もちろん誤解して頂きたくはないのですが、格安な就業規則を決して非難するものではなく、選択肢の一つとしては有力なものと思います。ただ、こうした就業規則を使いこなすには、経営者自らが内容をしっかりと理解し、納品されて以降も、必要に応じて自社の実情に合わせたカスタマイズを自ら行う力も必要となるでしょう。従って出来れば相応の労務関連知識、スキルをお持ちの上で選択される事をお勧めします。十分に検討を重ね、よく練った上で作成せず、取りあえず形が完成したから目的達成、と終えてしまうと、後日、思わぬ問題に直面しないとも限りませんので、ご留意頂ければと思います。

 

■次表は、労務課題と具体的な対応の一例です。

労務課題はその解決方法、アプローチの仕方は様々で、会社の価値観によっても対応は異なるものです。当事務所は会社に寄り添い、最適な解決策をご提案し、課題解決の実現をお約束します。

 

■労務課題への対応、就業規則整備の例

労務課題、労務相談の例労務課題への対応と就業規則整備の例

【未払い賃金の発生、残業計算の誤り】

1日8時間、週40時間を超えて働かせているが、これまできちんと割増賃金の計算が出来ていなかった。以前から問題とは思っているが、今後どう対応したら良いものか・・・

  • 会社の業務や勤務実態を踏まえ、適した勤務形態、賃金体系を導入します(ex.変形労働時間制、フレックスタイム制、固定残業代制など)。
  • 導入する勤務制度、賃金制度を就業規則に規定化します。
  • 時間外労働、休日労働、深夜労働の割増賃金計算方法、残業単価の計算方法などを定義し規定化。適正な賃金計算方法の確認、実行支援します。
  • 制度変更の過程で労働条件に不利益変更が含む場合は、丁寧に労使協議や説明会等を重ねながら、しっかりと労働者に理解を得るよう進めます。最終的には各労働者から個別に制度変更の同意書を提出してもらうよう、依頼します。

【始業・終業時刻、勤務形態の整理不足】

正社員やパートなど、実際にはそれぞれ就業時間がバラバラなのに、なぜか現状の就業規則ではざっくりと一律に「9時~18時まで」と規定されてる。どう整理したら良いのか分からない・・・

  • 雇用形態別、職種別に始業・終業時刻、休憩時間を正確に整理します。
  • 就業規則において、雇用形態別に就業時間に関する定めを明示化します。
  • 毎月勤務シフトにより労働時間を決定する職種は、シフト決めの手順を整理し、規定化します。
  • 1ヶ月変形労働を適用している場合は、法令の要件を満たすよう、必要事項を就業規則に明記します。(週平均労働時間、シフトパターン別の始業・終業時刻、シフト決定の手順等)
  • 1年変形やフレックスタイム制、事業場外みなし労働時間制などを適用している場合は、必要な労使協定の締結、労基署への届出を行います。

【就業規則の適用範囲の整理不足】

複数の雇用形態(正社員、契約社員、パート等)が存在するが、皆同じ就業規則(本則)を適用している。

改めて見ると、パートの実際の労働条件と就業規則の内容には大きな乖離がある(賞与・退職金等)。従業員には見られない、会社の棚の奥の方にしまっているから、このままでも良いかな・・・?

  • 就業規則は従業員への周知が民事上の効力を生じさせるためには必要な要件となっているので、従業員に就業規則を見せないというのは就業規則が無効とされ、あらゆる面でリスクが大きいと言えます。仮に従業員が問題行動を行った場合に、懲戒処分や解雇が必要となっても就業規則が無効なためできません。
  • 退職金を払っていないのに退職金支給の定めがあるなどは、紛争に発展しかねないので、早急な修正が必要といえます。
  • まずは、会社に存在する雇用形態を棚卸しし、就業規則に明確に定義します。その上で各雇用形態別に労働条件を明確に書き分け、パートにはパートの労働条件を、明確かつ誤解ないよう規定化します。
  • ただし、雇用形態によって労働条件を変える場合、同一労働同一賃金(有期・パート労働法第8条)の考え方に抵触しないよう、検討が必要です。

【在宅勤務に適した勤務体系-事業場外みなしの適用】

最近、在宅勤務を適用しているが、会社の事務所で働いているときと違い、労務管理に難しさがある。上司の目が直接届かない中で、効率の高低など、生産性に個人差が目立つようにも感じている。労働時間の管理をどのようにしたら良いだろうか・・・?

  • 「事業場外みなし労働時間制(労基法第38条の2)」の適用を検討する。労働時間の全部又は一部を事業場の外(この場合、在宅)で業務を行い、労働時間の算定が困難な場合に、労働時間は所定労働時間働いたものとみなす制度です。
  • ただし、その業務遂行のためには、通常所定労働時間を超える事が想定される場合、その想定される時間労働したものとみなします。また、労使協定により定める場合には、当該協定により定めた時間労働したものとみなします。
  • 実際の労働時間に関わらずに一定の時間としてみなすため、上司の目が届かない中での業務や、労働時間にプライベートな用事が入り込みやすい在宅勤務に適した制度と言えます。
  • ただし、業務の進め方として、携帯電話やメール、チャットなどにより、逐一業務指示を出し、細かく業務進捗を管理する場合などは、在宅勤務であっても「労働時間を算定し難い」状態とは言えず、みなし労働が無効とされるリスクがあるため注意が必要です。
  • みなし労働制が有効とされるために、業務遂行の方法や時間配分などを一定程度労働者の裁量に委ねるなど、実質的に「労働時間を算定し難い」状態と言えるよう留意します。
  • みなし労働制の適用には、労使協定(一定の場合は不要)および就業規則に規定が必要です。

【職場規律の乱れ】

一部社員が問題行動をよく起こしており、職場規律の乱れが心配だ・・・。職場全体の士気低下、社員の離職続出などあり、顧客からも不安視されている。

何とかしないといけないが、解雇は日本では難しいとも聞いているし、一体どうしたら良いでしょう・・・?

  • こうした場合、解雇が難しい程度の案件であれば、まずは解雇まではいかない懲戒処分を行い、問題社員に改善を促すべきと思われます。
  • しかし、懲戒処分を行うためには、就業規則において、守るべき勤務ルール(服務規律といいます)や、それらに違反した場合の懲戒処分を行うための根拠規定が必要です。裁判例により、懲戒処分は、就業規則に根拠規定がないと、行えないとされています。
  • 服務規律、懲戒規定を具体的に分かりやすく規定したら、社員にしっかりと周知します。その上で、更なる問題行動を起こした社員には、当該規定に基づき懲戒処分を実施する事を検討します。懲戒処分は、軽いもの(譴責、いわゆる始末書の提出など)から重いもの(懲戒解雇)までありますが、いきなり一番重い処分を行うことは、無効とされるリスクを大きくします。
  • したがって、基本的に懲戒処分は軽いものから重いものへと段階的に実施する事が望ましいです。そうする事で、労働者に行動を改める機会を与える事になり、結果的にそれでも改善しない場合に、より重い処分下す際の、有効性を高める事にもつながるからです。
  • なお、重い懲戒処分を行うときには、処分決定の前には、労働者に弁明の機会を与え、本人の言い分もよく聞くべきです。

【アルバイトの年次有給休暇】

学生アルバイトから有給休暇を取りたいと言われた。アルバイトはもともと、学業や各自の都合を考慮して、働ける日にのみシフトを組んでいる。それなのに、有給休暇は本当に必要なの?

もし必要だとして、有給の日数や金額計算も分からないのだが・・・

  • 学生アルバイトも労基法上の労働者には変わりないので、原則として有給休暇の付与が必要です。
  • ただし、付与すべき日数は必ずしも正社員と同じである必要はなく、所定労働日数に応じて、正社員よりも比例的に少ない日数を付与すれば足りるとされているため、就業規則に具体的に、所定労働日数と有給付与日数を規定することが必要です。
  • 有給休暇1日あたり支払う賃金は、①所定労働時間働いた場合に通常支払われる賃金、②労基法12条の定めによる平均賃金 ③健康保険法上の標準報酬日額(労使協定の締結が必要)のいずれかにより算定する必要があり、いずれの方法を用いるか、就業規則に定める事が必要です。
  • 1日あたりの所定労働時間がシフトによってまちまちのアルバイトの場合は、②の平均賃金方式が分かりやすく、公平とも考えられますので、適用を検討します。
  • 10日以上の有給休暇が付与される労働者に対しては、付与日から1年以内に5日以上の有給休暇を取得させる義務が会社には課されています。個別具体的に各労働者の取得状況を確認しながら、年休消化不足の状況に対して取得を指示する方法もありますが、画一的に労使協定を締結して、「計画的付与」を行う方法もあります。この場合は労使協定および就業規則への規定が必要です。

【在宅勤務の制度化】

働き方改革や新型コロナ対応として、在宅勤務を開始したいが、どのような点に留意して制度設計したら良いか分からない。

  • 在宅勤務の目的(パンデミック・災害対応、育児・介護対応、働き方改革など)を整理した上で、目的の達成のためにそのような制度が必要か、よく検討して制度設計します。
  • フレックスタイム制や事業場外みなし労働制の適用、通勤手当の日額支給、在宅勤務手当など、いくつか検討すべきポイントがあります。適切かつ効果的な在宅勤務を実現するために、メリットデメリットを良く考えながら制度設計します。

上記はほんの一例です。労務に関する悩みはキリが無いほど沢山ありますし、日々新たに発生する問題にも悩まされます。是非、当事務所に何でもご相談下さい。

あらゆる労務課題の解決に向けて全力で支援致します!

 

【就業規則の整備、労務課題の解決には是非当事務所にお気軽にご相談下さい】

就業規則作成は多くの実績を持つ当事務所にお任せ下さい。

就業規則作成の期間と基本的な流れ

当事務所開業以来、業種・規模を問わず多くの企業様の就業規則の作成実績があります。就業規則は従業員との労働契約そのものです。企業の実情をしっかりとヒアリングし、現状抱えている労務課題の解決を図りながら作成します。

ご相談を頂いたのち、就業規則作成までの大まかな流れは、ざっと以下のようなイメージです。

 

【所要期間】概ね3ヵ月程度

 


<ステップ1>

 雇用形態、勤務形態、人事賃金制度、退職金制度など、労働条件や人事制度の骨格を確認します。

 (以下、重要事項の例)

  • 雇用形態
    • 正社員、有期契約社員、定年再雇用社員、パート、アルバイト など
  • 勤務形態
    • 通常勤務、変形労働、フレックス勤務、裁量労働、事業場外みなし労働 など
  • 人事賃金制度
    • 基本給、諸手当、昇給、賞与、残業代計算、等級制度、評価制度 など
  • 退職金
    • 有りの場合、制度内容(中退共、確定拠出年金、確定給付年金) など

<ステップ2>

 現状の労務リスクや課題を整理し、解決の方向性を検討します。

 労務コンサルティングを行い、課題解決にコミットします。

  • 労務リスクや課題の例(最新の労働法令、裁判例等を踏まえて検討)
    • 未払い賃金の存在
    • 同一労働同一賃金観点での「不合理な待遇差」の存在
    • パートやアルバイトへの意図しない正社員労働条件の適用(例:賞与、退職金)
    • 労働法令違反(グレーゾーン含む)の存在や、近時の法改正の未反映
    • 社員退職後の顧客横取りや社員引き抜きリスクの存在 など

⇒ 課題への解決策策定(不利益変更を伴う場合は、法的リスクを踏まえつつ慎重に検討)

  • 更に、その他の労働条件を確認、検討します。

    • 身元保証、試用期間、服務規律、休職制度、休日・休暇制度、副業、解雇、懲戒、定年、定年後再雇用、表彰、非正規雇用の正社員転換、有期契約社員の無期転換 など


<ステップ3>

 就業規則の細部にわたり、様々な労働条件を条文化します(必要な労使協定や各種書式を含む)。

 その上で、各条文の意味合いや解釈をていねいに貴社にレクチャーします。労務管理上重要となる基本知識を確認して頂きます。


<ステップ4>

貴社社員への周知、従業員代表者への意見聴取をして頂きます。その上で労基署へ届出します。

  • 納品規程例・・・就業規則(本則)、パートタイマー規程、賃金規程、育児介護休業規程、定年後再雇用規程、退職金規程 など

料金

料金については、貴社の状況をお伺いし、状況把握、作成する規程の種類(就業規則(本則)、賃金規程、退職金規程など)や範囲など作業内容を確定した上で、個別にお見積りさせて頂きます。

 

【標準的な料金】

(上記の通り、別途個別に見積もります。料金には就業規則(本則)の他、付属規程(賃金規程、退職金規程、育児介護休業規程、定年再雇用規程等、会社ごとに必要となる規程)の改定・新設も含みます。)

・就業規則作成(一部改定)    :100,000円(税別)~

・就業規則作成(全面改定/新設) :200,000円(税別)~

おわりに

長年、人事労務の仕事をしていますが、色々なことを学び、経験すればするほど、就業規則の重要性を身に染みて感じています。

雇用ルールを明確に定め、周知することは、従業員に気持ちよく仕事をしてもらうための大前提と思いますし、ひとたび労使紛争が発生した時に、就業規則に定められた、たった一つの条文が強力な威力を発揮し、適切な問題解決へと導いてくれる場合もあります。(逆に、必要な条文が存在しない事から、問題が複雑化、拡大する事も・・・)

「就業規則ってなんだか難しいし、従業員も別に見てないみたいだから、とりあえず放置しといていいや」というのは大きなリスクになりかねません。気になる場合は放っておかず、まずはお気軽に相談いただければと思います。

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